Vacaciones sin reemplazo: el ahorro que puede transformarse en deuda operativa

Cada año ocurre lo mismo en muchas empresas. Una persona sale de vacaciones y, para mantener la operación, sus funciones se distribuyen entre sus compañeros. A primera vista parece una decisión eficiente. La empresa mantiene su dotación, evita el costo de un reemplazo y el trabajo continúa. Pero ¿continúa realmente de la misma manera? Probablemente no.

Cuando una persona se ausenta dos o tres semanas, sus compañeros pueden asumir las tareas más urgentes. Sin embargo, difícilmente pueden realizar el 100% de su trabajo, además de mantener sus propias responsabilidades. Una parte se hace. Otra se posterga.

Y esa diferencia comienza a generar lo que podríamos llamar una deuda operativa.

El trabajo no desaparece porque alguien esté de vacaciones

Pensemos en un equipo de cinco personas. Una sale de vacaciones. Las otras cuatro continúan teniendo el 100% de sus propias responsabilidades. Si además deben asumir las funciones de quien está ausente, necesariamente ocurre alguna combinación de tres cosas: • aumenta su carga de trabajo; • se priorizan solamente las tareas urgentes; • parte del trabajo queda pendiente. Esto puede parecer perfectamente manejable durante algunos días. El problema aparece cuando se transforma en una práctica habitual. Lo que la organización interpreta como un ahorro en contratación puede estar trasladando el costo hacia otras variables menos visibles: productividad, horas adicionales, errores, retrasos, calidad de servicio y estrés del equipo.

Las vacaciones sí funcionan

La evidencia disponible es bastante clara respecto del valor del descanso. Un metaanálisis publicado en 2025 en Journal of Applied Psychology reunió 32 estudios y 256 tamaños de efecto para analizar la relación entre vacaciones y bienestar de los trabajadores. Su conclusión es importante: las vacaciones tienen un efecto relevante sobre el bienestar y sus beneficios pueden durar más de lo que investigaciones anteriores habían estimado. El estudio también encontró que la desconexión psicológica del trabajo aparece entre las experiencias especialmente beneficiosas durante las vacaciones. Por lo tanto, el problema no está en las vacaciones. La pregunta es qué condiciones crea la organización para que ese descanso efectivamente cumpla su propósito.

¿Quién se hace cargo mientras la persona descansa?

Un estudio publicado en JAMA Network Open analizó a 3.024 profesionales y encontró un dato particularmente interesante. Sólo el 49,1% declaró contar con cobertura completa de determinadas responsabilidades mientras estaba de vacaciones. Además, el 70,4% realizó algún tipo de trabajo relacionado con sus responsabilidades durante sus vacaciones. Los investigadores encontraron que disponer de cobertura completa durante la ausencia se asociaba con menores niveles de agotamiento profesional. Por el contrario, trabajar durante las vacaciones se asociaba con mayores niveles de agotamiento. El estudio corresponde a médicos estadounidenses y, por lo tanto, sería incorrecto trasladar directamente sus porcentajes a cualquier empresa chilena. Pero el fenómeno organizacional que revela merece atención: la cobertura de las funciones durante una ausencia importa.

El problema tampoco termina cuando vuelven las vacaciones

Aquí aparece una situación que probablemente muchos trabajadores conocen. La persona regresa descansada. Abre su correo. Y encuentra decenas o cientos de mensajes. Hay solicitudes pendientes, informes que no se terminaron, decisiones postergadas, clientes esperando respuesta y tareas que los compañeros simplemente no pudieron absorber. Comienza entonces una carrera para ponerse al día. Un estudio longitudinal realizado con 221 trabajadores analizó bienestar y variables relacionadas con desempeño antes de las vacaciones, dos días después del regreso y nuevamente dos semanas después. Los investigadores observaron efectos positivos asociados a las vacaciones, pero también una pérdida parcial posterior de esos beneficios. Más importante aún para esta discusión, la carga de trabajo después de las vacaciones fue una de las variables que predijo algunos de los resultados posteriores. Esto cambia la manera de mirar el problema. No deberíamos preguntarnos solamente: ¿La persona tomó vacaciones? También deberíamos preguntarnos: ¿A qué carga de trabajo regresó?

El círculo que deberíamos evitar

Cuando no existe una cobertura suficiente, puede producirse una secuencia bastante sencilla:

Vacaciones → distribución parcial de funciones → sobrecarga del equipo → acumulación de pendientes → regreso con sobrecarga → pérdida progresiva del efecto reparador del descanso.

Y el año siguiente volvemos a comenzar. Existe evidencia reciente que refuerza la importancia de esta etapa posterior. Un estudio de 2025 siguió a 349 trabajadores de distintas industrias y encontró que una mayor necesidad de recuperación se relacionaba con menor vigor después del regreso. También observó que el apoyo percibido de la organización podía amortiguar parte de este efecto. Otro ensayo controlado publicado en 2026, realizado con 190 trabajadores, demostró que incluso es posible prolongar los beneficios de recuperación después de las vacaciones mediante intervenciones orientadas a reducir la rumiación relacionada con el trabajo. Dos semanas después del regreso, ésta se había reducido un 22,2% en el grupo intervenido, frente a un 6,9% en el grupo de control. Nuevamente, no significa que contratar un reemplazo produzca automáticamente esos resultados. Significa algo más prudente y, desde la gestión, igualmente relevante: la forma en que administramos la ausencia y el regreso influye en la calidad de la recuperación.

Entonces, ¿realmente estamos ahorrando?

Esta es quizás la pregunta más interesante para una gerencia. Supongamos que una empresa decide no contratar un reemplazo temporal porque considera elevado su costo. Financieramente, la decisión parece sencilla: Costo del reemplazo = gasto que podemos evitar. Pero esa comparación está incompleta. La evaluación debería incorporar también:

Costo de no reemplazar = menor productividad + sobrecarga del equipo + trabajo pendiente + eventuales errores + retrasos + menor capacidad de respuesta + sobrecarga posterior al regreso.

No todos estos costos son fáciles de medir. Pero que sean difíciles de medir no significa que no existan. Por eso, la comparación correcta no debería ser entre contratar y no gastar. Debería ser entre el costo de proporcionar una cobertura adecuada y el costo total que genera operar sin ella.

Tampoco se trata de reemplazar todos los cargos

Sería igualmente equivocado concluir que cada trabajador que sale de vacaciones debe ser reemplazado. Hay cargos cuya ausencia puede administrarse perfectamente mediante planificación, automatización, redistribución temporal o postergación de determinadas tareas. Otros, en cambio, tienen continuidad operacional. En esos casos, mantener durante semanas la misma cantidad de trabajo con una persona menos significa, en términos prácticos, aumentar la carga del resto del equipo. La decisión debería depender del cargo, del período de ausencia, del volumen de trabajo, de la capacidad real del equipo y del impacto que tendría dejar determinadas funciones pendientes.

Una alternativa: preparar el reemplazo antes de la ausencia

Cuando el cargo lo justifica, incorporar temporalmente a una persona no debería hacerse el mismo día en que comienza el período de vacaciones. El reemplazo necesita conocer procedimientos, sistemas, responsabilidades, interlocutores y prioridades. Por eso, una cobertura bien diseñada considera un breve período de traspaso previo. La persona que saldrá de vacaciones puede entregar directamente sus funciones, explicar situaciones pendientes y establecer criterios para resolver contingencias. El objetivo debería ser simple: que la operación continúe y que, cuando el trabajador regrese, vuelva a su trabajo; no a recuperar durante semanas el trabajo que se acumuló mientras descansaba.

Las vacaciones también son una decisión de productividad

Durante años hemos tendido a mirar las vacaciones principalmente como un derecho laboral. Por supuesto que lo son. Pero desde la gestión empresarial son también un mecanismo de recuperación de las personas y, por extensión, una variable relacionada con la continuidad y productividad de la organización. Por eso resulta contradictorio promover el descanso y, al mismo tiempo, diseñar una operación que castiga a quienes permanecen trabajando y recibe al que regresa con una montaña de pendientes. La pregunta que deberían hacerse las organizaciones no es simplemente cuánto cuesta contratar un reemplazo. La pregunta correcta es: ¿Cuánto nos cuesta realmente no hacerlo? En gestión de personas, muchas veces el menor costo inmediato no representa el menor costo para la empresa. Y comprender esa diferencia antes de tomar una decisión puede cambiar completamente el resultado.

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